郵件系統(tǒng)搭建 - 整體解決方案
郵件系統(tǒng)搭建 - Email 發(fā)送系統(tǒng)：自建 v.s. 外包的難題
2013-2021年，即便是在即時通訊橫走的時期，電子郵件對于一般人而言，依然是非常重要的通訊服務，對于大部分企業(yè)來說用于建立聯(lián)系，或是用于確認、溝通工作事項必要工具。傳統(tǒng)單一化的電子郵件系統(tǒng)，無法滿足日益復雜多元的業(yè)務環(huán)境需求，為解決企業(yè)與各組織所面臨的挑戰(zhàn)，提升作業(yè)效率與強化組織知識管理能力。煜企推出具備完整協(xié)同作業(yè)工具、容易使用的直覺操作介面、管理作業(yè)簡化與內(nèi)建GAIS高速搜尋引擎的Email的平臺。Email 無庸置疑是目前網(wǎng)路上使用率最高的媒介之一，雖然社群網(wǎng)路、通訊 APP 日趨蓬勃，但因為其一對一的特性，讓 Email 保有不可取代的地位，也奠定電子郵件仍廣為被采用的基礎。因此，提供可靠的 Email 系統(tǒng)是 IT 部門非常重要的工作之一。
建構 Email 系統(tǒng)其實相當復雜，除了硬件和軟件的需求，還有其他許多層面需要考量，例如：過濾垃圾郵件及惡意軟體、軟硬體備份、信件分類解決方案等。當 Email 系統(tǒng)服務外包越來越普遍，想要運用Email的公司也面臨該將電子郵件系統(tǒng)服務外包 ( Hosted Solution )，或由公司自建電子郵件系統(tǒng) ( In House Solution ) 的選擇問題。以下讓我們來了解一下兩種方案的優(yōu)缺點吧!
1. 公司自建電子郵件 EDM 系統(tǒng) ( In House Solution)：
- 一般而言，由公司內(nèi)部 IT 部門負責建構電子郵件系統(tǒng)的成本較高，不只限于軟體 licenses 及硬體成本，還包含 IT 人員、管理、歸檔、Mobile Email 等成本。若要更精確的估量，你應該還要再加上每年的維護、安裝費用，以及軟體定期更新升級的必要支出。自行建構電子郵件系統(tǒng)，你需要付出龐大的資金來管理，例如：維持干凈的伺服器 IP、阻擋垃圾郵件及病毒攻擊、防止硬體設備故障、安裝最新的電子郵件系統(tǒng)附件等。同時上述的每一個環(huán)節(jié)，也都需要相應的資源以及專業(yè)人員來支援，因此你更需要一支專門負責的團隊。而最龐大的支出不是一開始的固定成本，而是每年固定必要的「維護管理成本」。根據(jù)計算，一套電子郵件系統(tǒng)的「維護管理成本」，將會是「系統(tǒng)建構成本」的 4 倍之多。
- 一次性投入，降低企業(yè)經(jīng)營成本，企業(yè)搭建郵件服務器是一次性投入，后期只需進行簡單的維護和管理即可，無需每年支付高昂的郵箱租賃費用。
- 數(shù)據(jù)安全有保障，對企業(yè)郵件安全造成影響的主要因素有：垃圾郵件泛濫，病毒郵件攻擊，內(nèi)部數(shù)據(jù)泄露，其次郵件在傳輸過程中，容易被竊取或者篡改，員工郵箱賬號也很容易被盜等等，所以企業(yè)自己搭建郵件服務器可以避免垃圾郵件和病毒侵害，杜絕黑客攻擊，保證重要數(shù)據(jù)信息安全，減少對企業(yè)正常經(jīng)營的影響。疫情之下，企業(yè)為什么要自己搭建郵件服務器？可與其他辦公系統(tǒng)整合，自己搭建郵件服務器可以根據(jù)企業(yè)自身需求，與企業(yè)其他辦公系統(tǒng)整合，減少員工頻繁切換系統(tǒng)的煩惱，提高員工的工作效率。
2. 電子郵件 EDM 系統(tǒng)外包 ( Hosted Solution )：
優(yōu)點
- 如果將電子郵件系統(tǒng)外包，你將不需要擔心系統(tǒng)的建構和管理。外包的優(yōu)先好處就是「成本低」。透過系統(tǒng)外包，你可以快速地加入新客戶名單，不需要浪費時間取得軟體 licenses、分配收件夾的空間、設定信箱位址等。此外，系統(tǒng)外包也可以輕松地應付郵件進出入時，突如其來的高流量，導致伺服器故障的風險。
- 隨著云端電子郵件服務提供者的出現(xiàn)，資料傳輸都將經(jīng)過加密保護，也都儲存在安全的位置。此外，系統(tǒng)外包提供內(nèi)在的空間，確保資料都已備份。同時，你可以透過定義用戶級別的限制和規(guī)范來管理非法的電子郵件數(shù)據(jù)通訊。
缺點
- 電子郵件系統(tǒng)外包的缺點是，當你將商業(yè)資訊、客戶個人資料都交付給外包廠商，你就失去了對資料的主控權。若廠商的防護不足，你所有的資料都將暴露在危險之中。正因為如此，許多公司即使面對高成本，但為了資料安全與主控權，仍寧愿選擇自己架設電子郵件系統(tǒng)。
總結
總的來說，將電子郵件系統(tǒng)連同行銷策略一起外包，對于小公司來說是較有好處的，不必負擔基礎建設成本，更能夠將心力專注于本業(yè)發(fā)展，免除高成本的壓力與行銷的困擾。但對于大公司或需要高度客制化電子郵件系統(tǒng)的公司而言，由公司內(nèi)部自行架設將更符合需求，因為龐大客戶資料的背后，擁有難以估量的商業(yè)價值，所以維護資訊安全及商業(yè)機密將是首要的任務。說了這么多，選擇還是要回到正在看這篇文章的你，開始評估你的需求，并考量組織目標發(fā)展，再來選擇適合公司的解決方案吧！
郵件系統(tǒng)搭建 - 整體解決方案
對于很多企業(yè)來講，郵件系統(tǒng)在企業(yè)信息化進程中起著舉足輕重的作用，不僅是企業(yè)降本增效、綠色辦公、移動辦公的必需品，而且郵件的合規(guī)性與安全性更是關系到企業(yè)形象的樹立。正是深入了解到郵件系統(tǒng)在企業(yè)信息化中的重要作用，并深入調(diào)研了企業(yè)在郵件系統(tǒng)使用中所面臨的問題以及企業(yè)在其自身發(fā)展中的更多需求，進而推出了郵件系統(tǒng)整體解決方案。
產(chǎn)品優(yōu)勢
郵件系統(tǒng)整體解決方案集文檔AD、Exchange標準化郵件系統(tǒng)架構以及郵件安全方面的防垃圾郵件網(wǎng)關、反向代理、郵件中繼、業(yè)務投遞以及郵件歸檔為一體，并可為用戶提供涵蓋架構設計、環(huán)境優(yōu)化、項目實施、售后運維、定制開發(fā)等在內(nèi)的實施服務，切實解決企業(yè)所困所擾所需。
適應您的工作方式
- Exchange的重點收件箱功能可幫您優(yōu)先處理重要消息，助您高效便捷完成工作。
智能收件箱
- 個性化的收件箱，不僅功能更加完善，而且可以更智能、更有條理的查看電子郵件。在智能收件箱中，搜索增強功能可為您提供更快、更完整的搜索結果；加載項可獲得強大的自定義和可擴展性，從而將您連接到現(xiàn)代服務和內(nèi)部業(yè)務線應用程序等等。
強大的日歷
- 日歷系統(tǒng)可以合理安排您的時間，其功能不僅僅局限于最基本的任務安排，還可以自動抓取電子郵件中的重要事件，例如航班和酒店預訂，并根據(jù)您的位置推薦會面地點。
隨時同步
- Exchange可以實時同步設備上的電子郵件、日歷和聯(lián)系信息，因此無論您手中使用什么設備，它都是最新的。倘若你不小心丟失了手機，也不需要驚慌，遠程擦除功能可確保您個人信息的安全。
產(chǎn)品整體架構
方案亮點
- 統(tǒng)一身份管理：企業(yè)內(nèi)部賬戶、權限統(tǒng)一管理，與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)實現(xiàn)SSO單點登錄
- 主可控：自建郵件系統(tǒng)，或將云端郵件本地化歸檔，包括用戶、權限、策略、郵件數(shù)據(jù)等自主可控
- 數(shù)據(jù)安全：服務器防病毒；惡意訪問請求攔截；垃圾郵件病毒郵件過濾；郵件數(shù)據(jù)實時歸檔；數(shù)據(jù)備份；郵件追溯審計；郵件數(shù)據(jù)防泄密
- 海外郵件：提升郵件投遞率
- 政策合規(guī)：符合國家政策、上市合規(guī)要求
方案價值
- 多樣化場景支持
- 符合企業(yè)發(fā)展長期規(guī)劃
- 整合各大廠商、為企業(yè)提供完整郵件生態(tài)周邊
典型案例
客戶背景
- 客戶內(nèi)部使用的Zimbra郵件系統(tǒng)，從郵箱系統(tǒng)架構、服務器性能、客戶端兼容性等方面，均已不能滿足持續(xù)發(fā)展的需要。
- 此外，Zimbra郵箱為免費版開源郵箱，其IT團隊并無開發(fā)人員，無法保證功能性持續(xù)滿足，并且此免費版郵箱本身架構也不足以支持公司日益增長的使用量需要。
需求分析
- ?為滿足企業(yè)持續(xù)發(fā)展，新環(huán)境規(guī)劃能夠支持10W用戶規(guī)模
- 郵件數(shù)據(jù)為企業(yè)核心數(shù)據(jù)，需要做到雙活數(shù)據(jù)中心
- 海內(nèi)外郵件溝通頻繁，要保障海外郵件投遞成功率
- 需要保障每天大量的業(yè)務郵件正常投遞，不影響辦公使用
解決方案
- 采用四個DAG群集組，在北京和上海機房分別部署Exchange服務器，通過DAG構建兩個雙活數(shù)據(jù)中心。
- 兩個數(shù)據(jù)中心中分別部署24臺Exchange 服務器，群集仲裁目錄放置于Azure云端，將在Azure上創(chuàng)建一臺AD和一臺Wintness Server。
- 郵件系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)訪問均通過硬件負載均衡來實現(xiàn)網(wǎng)絡負載和GSLB全局解析。
- 使用郵件中繼系統(tǒng)，部署海外節(jié)點，保障海外郵件投遞成功率。
- 使用業(yè)務投遞系統(tǒng)，將業(yè)務郵件與辦公郵件分開，大量業(yè)務郵件投遞時，不影響企業(yè)辦公使用。
- 制定備份策略，郵件系統(tǒng)每日增量備份，保障數(shù)據(jù)可還原。
- 郵件實時歸檔，確保郵件可追溯，符合企業(yè)合規(guī)要求。
客戶收益
常見軟件
- 微軟ExchangeServer
- TurboMail
- Coremail
- U-Mail
- MDaemonServer
- WinWebMailIce
- Warp /Merak Mail Server
- Lotus Domino/Notes
- Postfix /Sendmail/ Qmail
- Kerio MailServer
- KXmail郵件系統(tǒng)
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